1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de sus datos personales es BOOST2FUTURE UNIPESSOAL LDA («Taxovate», «nosotros»), sociedad unipersonal de responsabilidad limitada constituida en Portugal, con número de identificación fiscal (NIPC) PT518461467 y domicilio social en Rua do Vale Cardal n.º 142, 6120-021 Envendos, Mação, Santarém, Portugal. Taxovate gestiona el sitio web taxovate.pt y el área de cliente, también accesible en www.taxovate.pt y app.taxovate.pt.
Para cualquier consulta sobre privacidad, para ejercer sus derechos o para presentar una reclamación, escriba a clientes@taxovate.pt. Taxovate ha evaluado la obligación prevista en el artículo 37 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y en el artículo 13 de la Lei n.º 58/2019 y no ha designado un delegado de protección de datos; las cuestiones de privacidad se atienden en esa dirección, y esta evaluación se revisa periódicamente.
Cuando tratamos datos exclusivamente siguiendo las instrucciones documentadas de un cliente empresarial y el alcance del encargo así lo prevé, actuamos como encargado del tratamiento de ese cliente, en virtud de un contrato de encargo del tratamiento independiente.
2. Ámbito de esta política
Esta política se aplica cuando visita taxovate.pt, utiliza las calculadoras gratuitas o lee el blog; crea una cuenta o inicia sesión, también con Google; utiliza el área de cliente; nos encarga trabajos fiscales, contables o de Segurança Social; o se pone en contacto con nosotros por correo electrónico o WhatsApp. También abarca a las personas cuyos datos figuran en los documentos que nos entregan nuestros clientes, como personas a cargo, empleados, inquilinos, clientes o proveedores.
Si es cliente, la Política de privacidad del Conjunto contractual de cliente que aceptó - cuya versión vigente está publicada en taxovate.pt/legal/agreement - también se aplica a su encargo. Esta política describe los mismos tratamientos y no reduce ninguna protección que aquella le otorgue.
3. Datos personales que tratamos
Los datos que tratamos dependen de cómo utilice Taxovate:
- Datos de cuenta y de contacto: su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono si nos lo facilita, preferencias de comunicación y el plan o los servicios que elija. Su contraseña se guarda únicamente en nuestro servicio de inicio de sesión, que funciona en nuestros propios servidores.
- Perfil fiscal y de Segurança Social: datos de identificación y de perfil fiscal y de seguridad social, y la información necesaria para sus declaraciones, como su domicilio, actividad, régimen fiscal y la composición del hogar relevante para las deducciones.
- Documentos y registros financieros: los documentos que sube o nos envía, los documentos que obtenemos de los portales tributario y de seguridad social con su autorización, facturas, recibos, declaraciones y extractos, y los registros contables, cálculos y borradores que preparamos a partir de ellos.
- Acceso a portales: si decide conectar el Portal das Finanças o la Segurança Social, sus credenciales, datos de sesión y códigos de autenticación multifactor. Son secretos de acceso restringido: se cifran en reposo, no se muestran al personal ordinario tras introducirlos, no se registran en los logs y nunca se comunican a ningún proveedor tecnológico, incluidos los proveedores de inteligencia artificial.
- Aprobaciones y pruebas: qué aprobó, cuándo y el contenido exacto aprobado, el registro de su aceptación del Conjunto contractual de cliente, los justificantes de las administraciones y el registro de auditoría de las actuaciones realizadas en su expediente.
- Comunicaciones y soporte: los mensajes intercambiados con nosotros a través del área de cliente, el correo electrónico o WhatsApp, y los registros de soporte.
- Datos de pago: estado de los pagos, facturas y datos de facturación. Los datos de la tarjeta se envían directamente a nuestro proveedor de pagos, Stripe, y Taxovate nunca los guarda.
- Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, información del navegador y del dispositivo, solicitudes al sitio, eventos de inicio de sesión y de seguridad, e informes de errores producidos en su navegador.
- Inicio de sesión con Google: si lo utiliza, la información descrita en la sección 6.
Categorías especiales de datos. Los justificantes de deducciones fiscales pueden revelar categorías especiales de datos personales; los gastos sanitarios son el ejemplo más habitual en el IRS. Solo tratamos estos datos con su consentimiento explícito, solicitado por separado en el momento de enviar el documento, o al amparo de otra condición del artículo 9, apartado 2, del RGPD. Se aplican garantías adicionales: minimización previa a cualquier tratamiento automatizado, envío únicamente a proveedores configurados sin retención de datos o de forma equivalente, y exclusión de los análisis automatizados opcionales.
Datos de otras personas. Los documentos pueden contener datos personales de terceros, como personas a cargo, empleados, clientes o proveedores. Solo los tratamos para prestar los servicios. Compártalos únicamente si dispone de base jurídica para hacerlo, y no nos envíe sobre otras personas más de lo que el trabajo requiera.
4. Finalidades y bases jurídicas
| Finalidad | Base jurídica (RGPD) |
|---|---|
| Crear y proteger su cuenta, incluido el inicio de sesión con Google | Artículo 6, apartado 1, letra b): contrato |
| Prestar los servicios que nos encarga, incluida la preparación, la revisión profesional, las presentaciones que apruebe y las comunicaciones sobre su expediente | Artículo 6, apartado 1, letra b): contrato |
| Responder a las consultas que nos envíe antes de ser cliente | Artículo 6, apartado 1, letra b): medidas precontractuales adoptadas a petición suya |
| Cumplir nuestras obligaciones contables, fiscales, profesionales y de conservación, incluida la conservación de registros durante los plazos legales | Artículo 6, apartado 1, letra c): obligación legal |
| Seguridad de la plataforma, prevención del fraude, detección de errores y anomalías y calidad del servicio, incluidos los registros de seguridad y los informes de errores del navegador | Artículo 6, apartado 1, letra f): intereses legítimos |
| Recordar el idioma y el aspecto que elija para el sitio | Artículo 6, apartado 1, letra f): intereses legítimos |
| Entender cómo se encuentra nuestro sitio en la Búsqueda de Google, mediante estadísticas de Search Console sobre nuestro propio sitio | Artículo 6, apartado 1, letra f): intereses legítimos |
| Contar las visitas a nuestras páginas públicas, sin cookies ni identificadores del dispositivo, para entender qué contenidos son útiles y mejorar el sitio | Artículo 6, apartado 1, letra f): intereses legítimos |
| Formular, ejercer o defender reclamaciones | Artículo 6, apartado 1, letra f): intereses legítimos |
| Comunicaciones comerciales opcionales | Artículo 6, apartado 1, letra a): consentimiento |
| Categorías especiales de datos en los documentos que envíe | Artículo 9, apartado 2, letra a): consentimiento explícito, u otra condición del artículo 9, apartado 2 |
El consentimiento no es la base de la prestación de los servicios ni del tratamiento automatizado. Cuando nos basamos en el consentimiento, este es específico y separado, puede retirarlo en cualquier momento y su retirada no afecta al resto de los servicios. Cuando nos basamos en intereses legítimos, hemos realizado la correspondiente ponderación, disponible previa solicitud.
5. Tratamiento automatizado y asistido por inteligencia artificial
Utilizamos automatización, reconocimiento óptico de caracteres e inteligencia artificial para clasificar documentos, extraer datos, priorizar el trabajo, conciliar registros, detectar anomalías, elaborar estimaciones y preparar borradores. Estas herramientas ayudan a nuestro equipo; no sustituyen el criterio profesional.
Ninguna decisión que produzca efectos jurídicos para usted, o que le afecte significativamente de modo similar, se toma únicamente por medios automatizados. Toda presentación, instrucción de pago y resultado regulado es revisado y aprobado por una persona cualificada, que examina la documentación justificativa y puede cambiar el resultado. Las herramientas automatizadas nunca presentan declaraciones, nunca autorizan pagos, nunca emiten facturas ni recibos en su nombre sin aprobación humana previa y nunca reciben credenciales de portales.
Sus datos no se venden ni se utilizan para entrenar, ajustar o mejorar ningún modelo de inteligencia artificial, ni por nuestra parte ni por la de ningún proveedor. Puede preguntar en cualquier momento qué herramientas automatizadas se utilizan, solicitar intervención humana, pedir la explicación de un resultado o su corrección. El Anexo de inteligencia artificial y tratamiento automatizado del Conjunto contractual de cliente recoge todos los detalles.
6. Datos de usuario de Google
Taxovate utiliza Google de dos formas distintas, que se describen a continuación. Ninguna de ellas nos da acceso a su Gmail, Google Drive, contactos, calendario ni a ningún otro servicio de Google.
Inicio de sesión con Google
Cuando elige «Continuar con Google», Google le pide permiso para compartir con Taxovate información básica de su cuenta, limitada a los permisos «openid», «email» y «profile»: el identificador de su cuenta de Google, su dirección de correo electrónico y si Google la ha verificado, su nombre y, si la tiene, su foto de perfil.
Utilizamos esta información únicamente para autenticarle y vincular el inicio de sesión a su cuenta de Taxovate. La dirección de correo electrónico verificada se compara con una cuenta ya registrada en Taxovate; si no existe ninguna, no se crea ninguna sesión y se le dirige al registro. Nuestro servicio de inicio de sesión, que funciona en nuestros propios servidores, conserva el identificador de su cuenta de Google, su nombre y su dirección de correo electrónico junto a su cuenta para que los inicios de sesión posteriores funcionen. Nunca recibimos su contraseña de Google, no conservamos los tokens de acceso que Google emite al iniciar sesión y no utilizamos su foto de perfil.
Puede iniciar sesión en cualquier momento con su dirección de correo electrónico y contraseña, y puede retirar el acceso de Taxovate en su cuenta de Google, en myaccount.google.com/connections. Retirar ese acceso no cierra su cuenta de Taxovate; la sección 9 explica qué ocurre cuando la cierra.
Google Search Console, solo para nuestro propio sitio
El administrador de Taxovate ha autorizado a Taxovate a utilizar la API de Google Search Console para taxovate.pt, el sitio del que Taxovate es titular. La utilizamos para consultar las estadísticas de búsqueda de ese sitio (las búsquedas, páginas, clics, impresiones y posiciones medias que Google indica para taxovate.pt) y para volver a enviar nuestro mapa del sitio a Google cuando publicamos artículos. Los permisos utilizados son «webmasters.readonly», para la lectura, y «webmasters», para el envío del mapa del sitio.
Nunca se pide a clientes ni a visitantes que conecten Search Console, y no accedemos a datos de Search Console de ningún otro sitio. Las estadísticas están agregadas por Google y describen cómo encuentra la gente, en general, taxovate.pt: solo las utilizamos en informes internos a los que únicamente puede acceder el personal autorizado de Taxovate, no las cruzamos con los expedientes de clientes y no las utilizamos para identificar a nadie. La autorización se guarda en nuestros propios servidores y el administrador de Taxovate puede revocarla en cualquier momento.
Uso limitado (Limited Use)
El uso por parte de Taxovate, y la transferencia a cualquier otra aplicación, de la información recibida de las API de Google cumplirá la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos los requisitos de uso limitado. En particular:
- utilizamos la información recibida de las API de Google únicamente para prestar y mejorar las funciones descritas en esta sección: su inicio de sesión y los informes de búsqueda y el envío del mapa de nuestro propio sitio;
- no la vendemos, ni la utilizamos ni transferimos con fines publicitarios, incluidos el retargeting y la publicidad personalizada o basada en intereses;
- no la utilizamos para evaluar la solvencia ni con fines de concesión de préstamos, y no la utilizamos para entrenar modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático;
- solo la transferimos a terceros cuando es necesario para prestar esas funciones, por ejemplo a los proveedores de alojamiento y seguridad indicados en la sección 7, para cumplir la ley aplicable o en el marco de una fusión, adquisición o venta de activos con su consentimiento previo;
- el personal de Taxovate no la lee, salvo con su consentimiento, cuando sea necesario por motivos de seguridad, como la investigación de abusos, cuando lo exija la ley aplicable o cuando se haya agregado y anonimizado para operaciones internas.
7. Destinatarios de sus datos
Solo compartimos datos personales en la medida en que cada destinatario los necesita:
- el personal autorizado de Taxovate y los profesionales contables asignados a su expediente, sujetos a confidencialidad y, en el caso de nuestro personal contable, al secreto profesional previsto en el estatuto de la Ordem dos Contabilistas Certificados;
- los proveedores que tratan datos por cuenta nuestra, cada uno contratado por escrito, autorizado a actuar solo siguiendo nuestras instrucciones documentadas y obligado a imponer las mismas obligaciones a cualquier subencargado;
- las autoridades públicas, como la Autoridade Tributária e Aduaneira y la Segurança Social, cuando presentamos documentación o actuamos en su nombre con su aprobación, o cuando la ley lo exige;
- asesores profesionales, y tribunales o autoridades cuando sea necesario para formular, ejercer o defender reclamaciones.
En la fecha de esta política, nuestros proveedores son Contabo (alojamiento de servidores, Alemania), Cloudflare (distribución del sitio, protección frente a ataques y reenvío del correo enviado a nuestras direcciones de taxovate.pt), Google (el buzón de Gmail que recibe ese correo), Resend (correo electrónico transaccional), Stripe (pagos), OpenAI (clasificación, extracción y redacción asistidas por inteligencia artificial), Meta / WhatsApp (mensajes, si elige WhatsApp), Sentry (informes de errores del navegador, región de la UE) y PostHog (analítica de producto, región de la UE); el sitio y el área de cliente no cargan actualmente PostHog. La lista de encargados del tratamiento indica qué recibe cada uno, dónde trata los datos y la garantía aplicable a cualquier transferencia. Avisamos con al menos treinta días de antelación antes de añadir o sustituir un encargado, y puede oponerse por motivos razonables de protección de datos en un plazo de quince días.
Algunos sistemas que contienen datos personales funcionan en nuestros propios servidores, por lo que ningún tercero recibe esos datos: nuestro servicio de inicio de sesión (Keycloak), nuestro registro de errores del servidor (GlitchTip) y nuestra analítica del sitio (Plausible), que alojamos nosotros mismos.
No vendemos datos personales.
8. Transferencias internacionales
Nuestros servidores están en Alemania y, cuando un proveedor ofrece tratamiento en el Espacio Económico Europeo o residencia de datos en la Unión Europea, elegimos esa opción. Algunos proveedores tratan datos fuera del EEE: Resend trata datos en Estados Unidos; Stripe, OpenAI y Meta / WhatsApp contratan a través de entidades irlandesas, con tratamiento en Estados Unidos; y Cloudflare y Google operan redes mundiales.
Cuando los datos personales salen del EEE, nos basamos en una decisión de adecuación de la Comisión Europea o en las cláusulas contractuales tipo adoptadas mediante la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914, junto con una evaluación de impacto de la transferencia documentada y las medidas complementarias que resulten necesarias. Puede preguntarnos qué países intervienen y qué garantías se aplican.
9. Plazos de conservación
Solo conservamos los datos personales durante el tiempo que exige su finalidad o impone la ley. Los registros contables, la documentación fiscal y los justificantes se conservan durante diez años, según exigen el Decreto-Lei n.º 28/2019, el artículo 123.º del Código do IRC, el artículo 52.º del Código do IVA y el artículo 40.º del Código Comercial; cuando se ejerce un derecho con un plazo superior, se conservan hasta que expire el plazo del que dispone la administración para practicar la liquidación correspondiente.
| Datos | Plazo |
|---|---|
| Registros contables, declaraciones, justificantes y acuses de las administraciones | 10 años |
| Registros del encargo, conjuntos contractuales aceptados y pruebas de firma | 10 años desde el fin del encargo |
| Credenciales de portales y secretos de integración | Se eliminan con la revocación o en los 30 días siguientes al fin del encargo, y de inmediato si cierra su cuenta |
| Datos de sesión y códigos de autenticación multifactor | La duración de la sesión |
| Archivos originales sustituidos por una extracción validada | 10 años si forman parte del registro contable; en caso contrario, 24 meses |
| Comunicaciones con el cliente y registros de soporte | 5 años |
| Registros de seguridad y de acceso | 12 meses |
| Estadísticas de visitas al sitio | Registros de cada página vista con el código de ese día, sin su nombre ni su dirección IP, conservados durante 24 meses y después eliminados |
| Copias de seguridad | Ciclo continuo de 90 días; después se sobrescriben |
| Datos de contacto comercial | Hasta que retire su consentimiento |
Si cierra su cuenta, el acceso termina de inmediato y las credenciales de los portales públicos que tengamos se eliminan en ese momento. El resto de sus datos se conserva durante treinta días, durante los cuales puede pedirnos que revirtamos el cierre. Transcurrido ese plazo, se eliminan los datos que no están sujetos a una obligación legal de conservación, como la correspondencia, las notificaciones y las copias de documentos obtenidas de los portales. Las declaraciones ya presentadas y sus justificantes, las facturas y los registros de pago, así como el registro de su aceptación del conjunto contractual, se conservan durante los plazos legales y no se utilizan para ninguna otra finalidad.
Los datos cuyo plazo ha vencido se eliminan de forma segura o se anonimizan de manera irreversible, y los datos de las copias de seguridad se eliminan según el ciclo indicado. Los plazos de las cookies y del almacenamiento del navegador figuran en la sección 11.
10. Seguridad de sus datos
Nuestras medidas de protección incluyen cifrado en tránsito y en reposo, almacenamiento restringido de secretos, control de acceso por funciones, autenticación multifactor para el personal, análisis antimalware y cuarentena previa de los archivos subidos, registros de auditoría, copias de seguridad y procedimientos documentados de respuesta a incidentes. El acceso se limita a la información mínima que necesita cada función.
Ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta. Si una violación de datos personales puede suponer un alto riesgo para sus derechos, se lo comunicaremos sin dilación indebida, y notificamos las violaciones que corresponda a la CNPD en un plazo de 72 horas desde que tengamos conocimiento de ellas.
Nuestro personal contable está sujeto al secreto profesional previsto en el estatuto de la Ordem dos Contabilistas Certificados, y todo proveedor con acceso a datos de clientes está obligado por contrato a deberes de confidencialidad no menos protectores.
12. Sus derechos
En las condiciones que establece la ley, tiene derecho a:
- acceder a los datos personales que tenemos sobre usted y recibir una copia;
- obtener la rectificación de los datos inexactos y que se completen los incompletos;
- obtener la supresión de sus datos;
- obtener la limitación de su tratamiento;
- recibir los datos que nos facilitó en un formato estructurado y de lectura mecánica y transmitirlos a otro responsable (portabilidad);
- oponerse al tratamiento basado en nuestros intereses legítimos;
- retirar su consentimiento en cualquier momento, cuando el tratamiento se base en él;
- no ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente de modo similar, y solicitar intervención humana, una explicación o la corrección de cualquier resultado automatizado.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, escriba a clientes@taxovate.pt. Tendremos que verificar su identidad. Respondemos en el plazo de un mes, prorrogable dos meses más en solicitudes complejas, en cuyo caso se lo comunicaremos. El derecho de supresión no prevalece sobre las obligaciones legales de conservación indicadas en la sección 9: cuando los registros deban conservarse, su tratamiento se limita a esa finalidad.
También tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad portuguesa de protección de datos, la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), en www.cnpd.pt, o ante la autoridad de control del país en el que resida o trabaje.
13. Menores
Taxovate está pensado para personas adultas y no se dirige a menores. Las cuentas son para personas con plena capacidad jurídica para celebrar contratos, y no creamos a sabiendas cuentas para menores ni recogemos datos personales directamente de ellos. Si cree que un menor nos ha facilitado datos personales, póngase en contacto con nosotros y los eliminaremos, salvo que la ley nos obligue a conservarlos.
El trabajo fiscal puede incluir información sobre menores, por ejemplo, las personas a cargo de un hogar a efectos del IRS. Esa información nos la facilita el progenitor o representante legal que es nuestro cliente, y solo la tratamos para prestar los servicios, con las mismas garantías que el resto del expediente.
14. Cambios en esta política
Esta política está versionada y su fecha de entrada en vigor figura en la parte superior de esta página. Antes de que un cambio sustancial surta efecto, se lo comunicaremos con claridad - en el área de cliente y por correo electrónico si tiene cuenta - y, cuando la base jurídica lo exija, le pediremos una nueva elección antes de iniciar cualquier tratamiento nuevo. Los cambios en la Política de privacidad del Conjunto contractual de cliente siguen el procedimiento previsto en dicho conjunto.
15. Contacto
BOOST2FUTURE UNIPESSOAL LDA (Taxovate), Rua do Vale Cardal n.º 142, 6120-021 Envendos, Mação, Santarém, Portugal. Correo electrónico: clientes@taxovate.pt.