Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement de vos données personnelles est BOOST2FUTURE UNIPESSOAL LDA (« Taxovate », « nous »), société unipersonnelle à responsabilité limitée de droit portugais, numéro d'identification fiscale (NIPC) PT518461467, dont le siège social est situé Rua do Vale Cardal n.º 142, 6120-021 Envendos, Mação, Santarém, Portugal. Taxovate exploite le site taxovate.pt et l'espace client, également accessible à l'adresse www.taxovate.pt et app.taxovate.pt.

Pour toute question relative à la confidentialité, pour exercer vos droits ou pour déposer une réclamation, écrivez à clientes@taxovate.pt. Taxovate a évalué l'obligation prévue à l'article 37 du règlement général sur la protection des données (RGPD) et à l'article 13 de la Lei n.º 58/2019 et n'a pas désigné de délégué à la protection des données ; les questions de confidentialité sont traitées à cette adresse, et cette évaluation est réexaminée périodiquement.

Lorsque nous traitons des données uniquement sur instructions documentées d'un client professionnel et que le périmètre de la mission le prévoit, nous agissons en tant que sous-traitant de ce client, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance distinct.

2. Ce que couvre cette politique

Cette politique s'applique lorsque vous visitez taxovate.pt, utilisez les simulateurs gratuits ou lisez le blog ; créez un compte ou vous connectez, y compris avec Google ; utilisez l'espace client ; nous confiez des travaux fiscaux, comptables ou relatifs à la Segurança Social ; ou nous contactez par e-mail ou WhatsApp. Elle couvre aussi les personnes dont les données figurent dans les documents que nos clients nous remettent, telles que des personnes à charge, des salariés, des locataires, des clients ou des fournisseurs.

Si vous êtes client, la Politique de confidentialité de l'Ensemble contractuel client que vous avez accepté - dont la version actuelle est publiée sur taxovate.pt/legal/agreement - s'applique également à votre mission. La présente politique décrit les mêmes traitements et ne réduit aucune protection que ce document vous accorde.

3. Les données personnelles que nous traitons

Les données traitées dépendent de la manière dont vous utilisez Taxovate :

• Données de compte et de contact - votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone si vous le communiquez, vos préférences de communication et la formule ou les services choisis. Votre mot de passe est conservé uniquement par notre service de connexion, qui fonctionne sur nos propres serveurs.
• Profil fiscal et de Segurança Social - les données d'identification et de profil fiscal et de sécurité sociale, et les éléments nécessaires à vos déclarations, tels que votre adresse, votre activité, votre régime fiscal et la composition du foyer utile aux déductions.
• Documents et données financières - les documents que vous téléversez ou nous envoyez, les documents que nous récupérons sur les portails fiscal et de sécurité sociale avec votre autorisation, les factures, reçus, déclarations et relevés, ainsi que les écritures comptables, calculs et projets que nous préparons à partir de ceux-ci.
• Accès aux portails - si vous choisissez de connecter le Portal das Finanças ou la Segurança Social, vos identifiants, données de session et codes d'authentification multifacteur. Ce sont des secrets à accès restreint : chiffrés au repos, jamais affichés au personnel ordinaire après leur saisie, jamais inscrits dans les journaux et jamais communiqués à un fournisseur technologique, y compris aux fournisseurs d'intelligence artificielle.
• Approbations et preuves - ce que vous avez approuvé, quand et le contenu exact approuvé, la preuve de votre acceptation de l'Ensemble contractuel client, les accusés de réception des administrations et la piste d'audit des actions menées sur votre dossier.
• Communications et assistance - les messages échangés avec nous via l'espace client, l'e-mail ou WhatsApp, et les dossiers d'assistance.
• Données de paiement - le statut des paiements, les factures et les informations de facturation. Les données de carte sont transmises directement à notre prestataire de paiement, Stripe, et ne sont jamais conservées par Taxovate.
• Données techniques et de sécurité - adresse IP, informations sur le navigateur et l'appareil, requêtes adressées au site, événements de connexion et de sécurité, et rapports d'erreurs survenues dans votre navigateur.
• Connexion avec Google - si vous l'utilisez, les informations décrites à la section 6.

Catégories particulières de données. Les justificatifs de déductions fiscales peuvent révéler des catégories particulières de données personnelles - les dépenses de santé en sont l'exemple le plus courant pour l'IRS. Nous ne les traitons qu'avec votre consentement explicite, demandé séparément au moment où le document est transmis, ou sur la base d'une autre condition de l'article 9, paragraphe 2, du RGPD. Des garanties supplémentaires s'appliquent : minimisation avant tout traitement automatisé, acheminement uniquement vers des fournisseurs configurés sans conservation des données ou de manière équivalente, et exclusion des analyses automatisées facultatives.

Données concernant d'autres personnes. Les documents peuvent contenir des données personnelles de tiers, tels que des personnes à charge, des salariés, des clients ou des fournisseurs. Nous ne les traitons que pour fournir les services. Ne les partagez que si vous disposez d'une base légale pour le faire, et ne nous transmettez pas plus d'informations sur des tiers que ce que la mission exige.

4. Finalités et bases légales

Le consentement n'est pas la base de la fourniture des services ni du traitement automatisé. Lorsque nous nous fondons sur le consentement, celui-ci est spécifique et distinct, vous pouvez le retirer à tout moment, et ce retrait n'affecte pas le reste des services. Lorsque nous nous fondons sur nos intérêts légitimes, nous avons procédé à une mise en balance, disponible sur demande.

5. Traitement automatisé et assisté par intelligence artificielle

Nous utilisons l'automatisation, la reconnaissance optique de caractères et l'intelligence artificielle pour classer les documents, extraire des données, prioriser le travail, rapprocher des écritures, détecter des anomalies, établir des estimations et préparer des projets. Ces outils assistent nos équipes ; ils ne remplacent pas le jugement professionnel.

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard, ou vous affectant de manière significative de façon similaire, n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé. Chaque dépôt, instruction de paiement et livrable réglementé est revu et approuvé par une personne qualifiée, qui examine les pièces justificatives et peut modifier le résultat. Les outils automatisés ne déposent jamais de déclarations, n'autorisent jamais de paiements, n'émettent jamais de factures ou de reçus en votre nom sans approbation humaine préalable et ne reçoivent jamais d'identifiants de portail.

Vos données ne sont pas vendues et ne sont pas utilisées pour entraîner, affiner ou améliorer un quelconque modèle d'intelligence artificielle, ni par nous ni par un fournisseur. Vous pouvez à tout moment demander quels outils automatisés sont utilisés, solliciter une intervention humaine, demander l'explication d'un résultat ou sa correction. L'Annexe sur l'intelligence artificielle et le traitement automatisé de l'Ensemble contractuel client en expose le détail.

6. Données utilisateur Google

Taxovate utilise Google de deux manières distinctes, décrites ci-dessous. Aucune ne nous donne accès à votre Gmail, à Google Drive, à vos contacts, à votre agenda ou à tout autre service Google.

Connexion avec Google

Lorsque vous choisissez « Continuer avec Google », Google vous demande l'autorisation de partager avec Taxovate des informations de base sur votre compte, limitées aux autorisations « openid », « email » et « profile » : l'identifiant de votre compte Google, votre adresse e-mail et le fait que Google l'a vérifiée, votre nom et, le cas échéant, votre photo de profil.

Nous utilisons ces informations uniquement pour vous authentifier et rattacher la connexion à votre compte Taxovate. L'adresse e-mail vérifiée est comparée à un compte déjà enregistré sur Taxovate ; s'il n'en existe aucun, aucune session n'est créée et vous êtes dirigé vers l'inscription. Notre service de connexion, qui fonctionne sur nos propres serveurs, conserve l'identifiant de votre compte Google, votre nom et votre adresse e-mail avec votre compte afin que les connexions suivantes fonctionnent. Nous ne recevons jamais votre mot de passe Google, nous ne conservons pas les jetons d'accès émis par Google lors de la connexion et nous n'utilisons pas votre photo de profil.

Vous pouvez à tout moment vous connecter plutôt avec votre adresse e-mail et votre mot de passe, et vous pouvez retirer l'accès de Taxovate dans votre compte Google, sur myaccount.google.com/connections. Retirer cet accès ne ferme pas votre compte Taxovate ; la section 9 explique ce qui se passe lorsque vous le fermez.

Google Search Console, uniquement pour notre propre site

L'administrateur de Taxovate a autorisé Taxovate à utiliser l'API Google Search Console pour taxovate.pt, le site dont Taxovate est propriétaire. Nous l'utilisons pour lire les statistiques de recherche de ce site - les requêtes, pages, clics, impressions et positions moyennes que Google indique pour taxovate.pt - et pour soumettre à nouveau notre plan du site à Google lorsque nous publions des articles. Les autorisations utilisées sont « webmasters.readonly » pour la lecture et « webmasters » pour la soumission du plan du site.

Il n'est jamais demandé aux clients ni aux visiteurs de connecter la Search Console, et nous n'accédons aux données de la Search Console d'aucun autre site. Les statistiques sont agrégées par Google et décrivent la manière dont les internautes, en général, trouvent taxovate.pt : nous les utilisons uniquement dans des rapports internes accessibles au seul personnel autorisé de Taxovate, nous ne les croisons pas avec les dossiers clients et nous ne les utilisons pas pour identifier qui que ce soit. L'autorisation est conservée sur nos propres serveurs et peut être révoquée à tout moment par l'administrateur de Taxovate.

Utilisation limitée (Limited Use)

L'utilisation par Taxovate, et le transfert vers toute autre application, des informations reçues des API Google respectent le Règlement sur les données utilisateur des services d'API Google (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences relatives à l'utilisation limitée. En particulier :

• nous utilisons les informations reçues des API Google uniquement pour fournir et améliorer les fonctionnalités décrites dans cette section - votre connexion, ainsi que les rapports de recherche et la soumission du plan de notre propre site ;
• nous ne les vendons pas et ne les utilisons ni ne les transférons à des fins publicitaires, y compris le reciblage et la publicité personnalisée ou basée sur les centres d'intérêt ;
• nous ne les utilisons pas pour évaluer une solvabilité ou à des fins de prêt, et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique ;
• nous ne les transférons à des tiers que lorsque cela est nécessaire pour fournir ces fonctionnalités, par exemple aux prestataires d'hébergement et de sécurité mentionnés à la section 7, pour respecter la loi applicable, ou dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une cession d'actifs avec votre consentement préalable ;
• le personnel de Taxovate ne les consulte pas, sauf avec votre accord, lorsque cela est nécessaire à des fins de sécurité comme l'examen d'un abus, lorsque la loi applicable l'exige, ou lorsqu'elles ont été agrégées et anonymisées pour des besoins internes.

7. Destinataires de vos données

Nous ne partageons des données personnelles que dans la mesure où chaque destinataire en a besoin :

• le personnel autorisé de Taxovate et les professionnels comptables affectés à votre dossier, tenus à la confidentialité et, pour notre personnel comptable, au secret professionnel prévu par le statut de l'Ordem dos Contabilistas Certificados ;
• les prestataires qui traitent des données pour notre compte, chacun engagé par un contrat écrit qui ne l'autorise à agir que sur nos instructions documentées et l'oblige à imposer les mêmes obligations à ses propres sous-traitants ;
• les autorités publiques, comme l'Autoridade Tributária e Aduaneira et la Segurança Social, lorsque nous déposons ou agissons pour vous avec votre approbation, ou lorsque la loi l'exige ;
• des conseils professionnels, ainsi que des juridictions ou autorités lorsque cela est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

À la date de cette politique, nos prestataires sont Contabo (hébergement des serveurs, Allemagne), Cloudflare (diffusion du site, protection contre les attaques et transfert des e-mails envoyés à nos adresses taxovate.pt), Google (la boîte Gmail qui reçoit ces e-mails), Resend (e-mails transactionnels), Stripe (paiements), OpenAI (classification, extraction et rédaction assistées par intelligence artificielle), Meta / WhatsApp (messages, si vous choisissez WhatsApp), Sentry (rapports d'erreurs du navigateur, région UE) et PostHog (analyse produit, région UE) ; le site et l'espace client ne chargent pas actuellement PostHog. La liste des sous-traitants précise ce que chacun reçoit, où il traite les données et la garantie applicable à tout transfert. Nous donnons un préavis d'au moins trente jours avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant, et vous pouvez vous y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données dans un délai de quinze jours.

Certains systèmes contenant des données personnelles fonctionnent sur nos propres serveurs, de sorte qu'aucun tiers ne reçoit ces données : notre service de connexion (Keycloak), notre suivi des erreurs serveur (GlitchTip) et notre mesure d'audience (Plausible), que nous hébergeons nous-mêmes.

Nous ne vendons pas de données personnelles.

8. Transferts internationaux

Nos serveurs sont situés en Allemagne et, lorsqu'un fournisseur propose un traitement dans l'Espace économique européen ou une résidence des données dans l'Union européenne, c'est cette option que nous retenons. Certains fournisseurs traitent des données hors de l'EEE : Resend traite des données aux États-Unis ; Stripe, OpenAI et Meta / WhatsApp contractent par l'intermédiaire d'entités irlandaises, avec un traitement aux États-Unis ; et Cloudflare et Google exploitent des réseaux mondiaux.

Lorsque des données personnelles quittent l'EEE, nous nous fondons sur une décision d'adéquation de la Commission européenne ou sur les clauses contractuelles types adoptées par la décision d'exécution (UE) 2021/914, accompagnées d'une analyse d'impact du transfert documentée et des mesures supplémentaires jugées nécessaires. Vous pouvez nous demander quels pays sont concernés et quelles garanties s'appliquent.

9. Durées de conservation

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire à leur finalité ou imposé par la loi. Les documents comptables, la documentation fiscale et les pièces justificatives sont conservés dix ans, conformément au Decreto-Lei n.º 28/2019, à l'article 123.º du Código do IRC, à l'article 52.º du Código do IVA et à l'article 40.º du Código Comercial ; lorsqu'un droit dont le délai est plus long est exercé, ils sont conservés jusqu'à l'expiration du délai dont dispose l'administration pour établir l'imposition correspondante.

Si vous fermez votre compte, l'accès prend fin immédiatement et les identifiants de portails publics que nous détenons sont supprimés à ce moment-là. Le reste de vos données est conservé trente jours, période pendant laquelle vous pouvez nous demander d'annuler la fermeture. Passé ce délai, les données qui ne sont pas soumises à une obligation légale de conservation - notamment la correspondance, les notifications et les copies de documents obtenues sur les portails - sont supprimées. Les déclarations déjà déposées et leurs pièces justificatives, les factures et justificatifs de paiement ainsi que la preuve de votre acceptation de l'ensemble contractuel sont conservés pendant les durées légales et ne sont utilisés à aucune autre fin.

Les données arrivées à expiration sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de façon irréversible, et les données présentes dans les sauvegardes sont supprimées selon le cycle ci-dessus. Les durées des cookies et du stockage dans le navigateur figurent à la section 11.

10. Sécurité de vos données

Nos mesures de protection comprennent le chiffrement en transit et au repos, un stockage restreint des secrets, un contrôle d'accès par rôle, l'authentification multifacteur du personnel, l'analyse antivirus et la mise en quarantaine préalable des fichiers téléversés, des pistes d'audit, des sauvegardes et des procédures documentées de gestion des incidents. L'accès est limité aux informations strictement nécessaires à chaque fonction.

Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue. Si une violation de données personnelles est susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits, nous vous en informerons dans les meilleurs délais, et nous notifions les violations concernées à la CNPD dans les 72 heures suivant leur découverte.

Notre personnel comptable est tenu au secret professionnel prévu par le statut de l'Ordem dos Contabilistas Certificados, et tout fournisseur ayant accès aux données des clients est contractuellement tenu à des obligations de confidentialité au moins aussi protectrices.

11. Cookies et technologies similaires

Nous n'utilisons que les cookies et le stockage du navigateur nécessaires au fonctionnement du site et à la mémorisation de vos choix. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires et ne permettons pas à des tiers de vous suivre sur d'autres sites par l'intermédiaire du nôtre.

Cloudflare, qui assure la diffusion du site, peut déposer un cookie de sécurité strictement nécessaire lorsqu'il doit distinguer les personnes du trafic automatisé.

Mesure d'audience. Nous comptons les visites de nos pages publiques et des articles du blog avec Plausible Analytics, que nous hébergeons nous-mêmes sur notre propre serveur dans l'Union européenne (Allemagne) ; aucune société de mesure d'audience ne reçoit ces données. Il ne dépose pas de cookie, n'enregistre rien sur votre appareil, n'utilise pas d'identifiant permettant de reconnaître votre appareil et ne recourt pas à l'empreinte de votre navigateur (fingerprinting). Ce qu'il mesure est agrégé :

• les pages vues, avec l'adresse de la page publique et toute balise de campagne que nous avons approuvée - jamais les pages de l'espace client, le contenu des formulaires ni aucun autre élément de l'adresse ;
• le site d'où vous venez, réduit à son nom de domaine ;
• votre pays, ainsi que le type d'appareil, de navigateur et de système d'exploitation que vous utilisez ;
• les clics sur les liens et les boutons qui mènent à nos pages de tarifs, d'inscription et de contact ;
• le fait qu'une page soit restée ouverte au premier plan pendant 30 ou 60 secondes.

Pour compter une visite, Plausible utilise votre adresse IP et les informations techniques de votre navigateur : il en déduit votre localisation, au niveau indiqué ci-dessus, et un code qui change chaque jour, afin qu'un même visiteur ne soit pas compté deux fois le même jour. Ce code ne permet pas de vous reconnaître un autre jour ni sur d'autres sites. Plausible n'enregistre pas votre adresse IP avec les statistiques ; il ne l'utilise que pendant le traitement de la requête. Ce qu'il conserve, c'est un enregistrement de chaque page vue : la page, le site d'origine, les données de localisation et d'appareil indiquées ci-dessus et le code du jour, sans votre nom ni votre adresse IP ; nous ne consultons ces enregistrements que sous forme de totaux, et nous les conservons 24 mois, après quoi ils sont supprimés.

Base légale. Ce comptage repose sur nos intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD) à comprendre quels contenus sont utiles et à améliorer le site et nos services. Nous avons mis cet intérêt en balance avec vos droits et libertés : les données sont minimales et nous ne les consultons que sous forme de totaux, elles ne servent ni au profilage ni à la publicité, elles ne sont pas croisées avec les données des comptes ou des clients et elles sont conservées uniquement sur notre propre serveur. Nous n'utilisons aucun traceur publicitaire ou marketing, et ne le ferions qu'avec votre consentement.

Votre droit d'opposition. Vous pouvez vous opposer à ce comptage à tout moment, en vertu de l'article 21 du RGPD. Le moyen le plus simple est d'activer Global Privacy Control ou Do Not Track dans votre navigateur : tant que l'un de ces signaux est actif, notre site ne compte rien depuis ce navigateur. Vous pouvez également écrire à clientes@taxovate.pt. Les statistiques ne vous identifiant pas, nous ne pouvons pas isoler les visites déjà comptées, mais nous vous aiderons à faire en sorte que vos visites futures ne le soient pas.

Rapports d'erreurs. Si un problème survient dans votre navigateur, un rapport d'erreur technique est envoyé à Sentry, dans sa région UE. Le contenu des requêtes est supprimé et tout utilisateur est réduit à un identifiant avant l'envoi.

Vous pouvez supprimer ou bloquer les cookies dans les paramètres de votre navigateur. Si vous bloquez le cookie de session, vous ne pourrez pas vous connecter ; si vous bloquez les cookies de préférences, le site ne mémorisera ni votre langue ni votre apparence.

12. Vos droits

Dans les conditions prévues par la loi, vous avez le droit :

• d'accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet et d'en recevoir une copie ;
• de faire rectifier les données inexactes et compléter les données incomplètes ;
• d'obtenir l'effacement de vos données ;
• d'obtenir la limitation de leur traitement ;
• de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine et de les transmettre à un autre responsable du traitement (portabilité) ;
• de vous opposer au traitement fondé sur nos intérêts légitimes ;
• de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire, et de demander une intervention humaine, une explication ou la correction de tout résultat automatisé.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à clientes@taxovate.pt. Nous devrons vérifier votre identité. Nous répondons dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informerons. Le droit à l'effacement ne prime pas sur les obligations légales de conservation mentionnées à la section 9 : lorsque des documents doivent être conservés, leur traitement est limité à cette finalité.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité portugaise de protection des données, la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), sur www.cnpd.pt, ou auprès de l'autorité de contrôle du pays où vous résidez ou travaillez.

13. Enfants

Taxovate est destiné aux adultes et ne s'adresse pas aux enfants. Les comptes sont réservés aux personnes ayant la pleine capacité juridique de conclure un contrat, et nous ne créons pas sciemment de comptes pour des enfants ni ne collectons directement de données personnelles auprès d'eux. Si vous pensez qu'un enfant nous a communiqué des données personnelles, contactez-nous et nous les supprimerons, sauf si la loi nous oblige à les conserver.

Les travaux fiscaux peuvent impliquer des informations sur des enfants - par exemple, les personnes à charge d'un foyer fiscal pour l'IRS. Ces informations nous sont fournies par le parent ou le représentant légal qui est notre client, et nous ne les traitons que pour fournir les services, avec les mêmes garanties que le reste du dossier.

14. Modifications de cette politique

Cette politique est versionnée et sa date d'entrée en vigueur figure en haut de cette page. Avant qu'une modification substantielle ne prenne effet, nous vous en informerons clairement - dans l'espace client et par e-mail si vous avez un compte - et, lorsque la base légale l'exige, nous vous demanderons un nouveau choix avant tout nouveau traitement. Les modifications de la Politique de confidentialité de l'Ensemble contractuel client suivent la procédure prévue par cet ensemble.

15. Contact

BOOST2FUTURE UNIPESSOAL LDA (Taxovate), Rua do Vale Cardal n.º 142, 6120-021 Envendos, Mação, Santarém, Portugal. E-mail : clientes@taxovate.pt.